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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 15. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Berrinex FlexKapG personenbezogene Daten bei der Nutzung der Docelix-Website und der Docelix-Anwendung verarbeitet. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Verantwortlicher

Berrinex FlexKapG
Wienerstraße 11, Stiege 2, Top 1
2482 Münchendorf, Österreich
E-Mail: office@berrinex.com
Telefon: +43 677 61991832

Docelix ist ein Produkt der Berrinex FlexKapG und keine eigenständige juristische Person.

2. Geltungsbereich und Rollenverteilung

Diese Erklärung gilt für die öffentlich zugängliche Website, Kontakt- und Demoanfragen sowie die Nutzung der Docelix-Software. Für Konto-, Vertrags-, Abrechnungs- und Supportdaten ist die Berrinex FlexKapG grundsätzlich Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Soweit Geschäftskund:innen in Docelix Daten eigener Kund:innen, Lieferant:innen, Beschäftigter oder sonstiger Personen verarbeiten, entscheidet regelmäßig das jeweilige Unternehmen über Zweck und Mittel dieser Verarbeitung. In diesem Fall ist das Unternehmen Verantwortlicher und die Berrinex FlexKapG verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO. Kund:innen müssen sicherstellen, dass sie zur Eingabe und Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind und betroffene Personen ordnungsgemäß informieren.

3. Besuch der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem, Sprache, Geräteinformationen, übertragene Datenmenge und HTTP-Status. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse und Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist, und danach gelöscht oder anonymisiert, sofern keine konkrete Sicherheitsprüfung oder gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung erfordert.

4. Kontakt- und Demoanfragen

Wenn Sie uns per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. Im Websiteformular sind dies insbesondere Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Teamgröße, Nachricht und Einwilligungsnachweis. Wir verwenden diese Daten, um die Anfrage zu bearbeiten, Rückfragen zu stellen und vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen.

Rechtsgrundlagen sind – je nach Inhalt der Anfrage – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen oder Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation und Kund:innenservice) oder Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Anfragedaten werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe, etwa die Abwehr von Rechtsansprüchen, entgegenstehen.

5. Benutzerkonto, Authentifizierung und Verwaltung

Für die Einrichtung und Nutzung eines Docelix-Kontos verarbeiten wir insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, Anmeldeinformationen, Unternehmenszuordnung, Rollen, Berechtigungen, Einstellungen, Einladungen sowie technische Sitzungs- und Sicherheitsdaten. Dies ist erforderlich, um Konten bereitzustellen, Nutzer:innen zu authentifizieren, Zugriffe zu steuern, Missbrauch zu verhindern und den Vertrag zu erfüllen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für Authentifizierung und zentrale Anwendungsinfrastruktur setzen wir Supabase ein. Wenn Sie „Mit Google fortfahren“ wählen, erhält Docelix die von Google im Einwilligungsdialog freigegebenen Profildaten, typischerweise Name, E-Mail-Adresse und eine Konto-ID. Die Verarbeitung erfolgt zur von Ihnen gewünschten Anmeldung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Google.

6. Nutzung von Docelix und Geschäftsdokumente

Je nach verwendeten Funktionen verarbeiten wir Stammdaten von Unternehmen und Kontaktpersonen, Kund:innen- und Lieferant:innendaten, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Belege, Buchungs- und Kontodaten, Zahlungsinformationen, Steuermerkmale, Dateien, E-Mails, Notizen, Nutzungs- und Aktivitätsprotokolle sowie Supportinhalte. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vereinbarten Softwarefunktionen, zur Datensicherheit, Fehlerbehebung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

Bitte laden Sie nur Daten hoch, die für den jeweiligen Geschäftszweck erforderlich sind. Docelix ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ohne geeignete Rechtsgrundlage und zusätzliche Schutzmaßnahmen zu verarbeiten.

7. Dokumentenerkennung und KI-gestützte Funktionen

Wenn Sie Dokumentenerkennung, Extraktion, Klassifizierung oder KI-gestützte Assistenz verwenden, können hochgeladene Dokumente, Bilder, extrahierte Texte und Ihre Eingaben verarbeitet werden, um die angeforderte Funktion auszuführen. Je nach Funktion können hierfür vertraglich gebundene OCR-, Cloud- oder KI-Dienstleister eingesetzt werden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheits- und Qualitätskontrollen beruhen zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ergebnisse können fehlerhaft sein und sollten vor einer geschäftlichen, steuerlichen oder rechtlichen Verwendung geprüft werden.

Docelix trifft auf Grundlage dieser Funktionen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, sofern Sie nicht vorab gesondert darüber informiert werden.

8. Optionale E-Mail- und Drittanbieter-Integrationen

Sie können Docelix freiwillig mit Google Gmail oder Microsoft Outlook/Microsoft 365 verbinden. Nach Ihrer Freigabe verarbeitet Docelix die erforderlichen Kontoangaben, OAuth-Berechtigungen und -Token sowie – abhängig von der ausgewählten Funktion – Nachrichten, Absender:innen, Empfänger:innen, Betreffzeilen, Metadaten und Anhänge. Dies dient dem Import geschäftlicher Dokumente sowie dem Senden und Beantworten von E-Mails. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie können die Verbindung in Docelix und in den Sicherheitseinstellungen Ihres Anbieter-Kontos trennen.

Weitere Informationen finden Sie bei Google und Microsoft. Andere Integrationen werden nur aktiviert, wenn Sie diese ausdrücklich verbinden; Umfang und Berechtigungen werden vor der Verbindung angezeigt.

9. Abonnements und Zahlungen

Für kostenpflichtige Abonnements und die Zahlungsabwicklung setzen wir Stripe ein. Dabei können Identitäts- und Kontaktdaten, Unternehmens- und Rechnungsdaten, Abonnementstatus, Zahlungsreferenzen, Transaktionsdaten und Betrugspräventionssignale verarbeitet werden. Vollständige Karten- oder Kontodaten werden grundsätzlich direkt von Stripe erhoben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Abrechnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Betrugsprävention und sichere Zahlungsabwicklung.

10. Registrierkasse, RKSV und FinanzOnline

Soweit die österreichischen Registrierkassenfunktionen aktiviert sind, verarbeitet Docelix Unternehmens- und Steueridentifikatoren, Kassen- und Signaturdaten, Beleg- und Transaktionsdaten, Status- und Prüfprotokolle sowie die zur Einrichtung erforderlichen Angaben. Zur gesetzeskonformen Signierung und technischen Kommunikation mit FinanzOnline wird fiskaly eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung und Erfüllung steuer- und kassenrechtlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie zur Gewährleistung eines sicheren Betriebs gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Daten können aufgrund gesetzlicher Vorgaben langfristig aufzubewahren sein.

11. Lokale Speicherung, Cookies und ähnliche Technologien

Die Marketing-Website setzt derzeit keine optionalen Analyse- oder Werbetracker ein. Technisch notwendige Cookies, Local Storage oder Session Storage können auf der Website und insbesondere in der Anwendung verwendet werden, um Sitzungen und Anmeldungen aufrechtzuerhalten, Sicherheitsabläufe durchzuführen, die Sprache und Einstellungen zu speichern sowie die von Ihnen angeforderten Funktionen bereitzustellen. Rechtsgrundlagen sind § 165 Abs. 3 TKG 2021 und Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO. Optionale Analyse- oder Marketingtechnologien werden nur nach Ihrer Einwilligung eingesetzt. Weitere Informationen finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

12. Empfänger:innen und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten erhalten nur jene Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu können gehören:

  • Hosting-, Datenbank-, Speicher-, Authentifizierungs-, Sicherheits- und Supportdienstleister;
  • Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister;
  • von Ihnen aktivierte E-Mail-, Cloud-, OCR-, KI-, Buchhaltungs- und andere Integrationsanbieter;
  • fiskaly und zuständige Behörden bei Nutzung gesetzlicher Registrierkassenfunktionen;
  • Steuer-, Rechts- und sonstige professionelle Berater:innen; sowie
  • Gerichte, Behörden und sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und, soweit erforderlich, durch Verträge nach Art. 28 DSGVO gebunden. Eine aktuelle Übersicht wesentlicher Auftragsverarbeiter kann unter office@berrinex.com angefordert werden.

13. Übermittlungen in Drittländer

Einige Anbieter oder deren Unterauftragsverarbeiter können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In solchen Fällen stützen wir die Übermittlung – soweit erforderlich – auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO oder eine andere zulässige Garantie und prüfen ergänzende Schutzmaßnahmen. Informationen zu den konkret anwendbaren Garantien können Sie bei uns anfordern.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragsdurchführung, Sicherheitsinteressen oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Konto- und Inhaltsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertrags und eine angemessene Abwicklungs- und Sicherungsfrist gespeichert. Nach § 212 Unternehmensgesetzbuch (UGB) sind insbesondere Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften abgesendeter Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege grundsätzlich sieben Jahre geordnet aufzubewahren. Sie sind darüber hinaus so lange aufzubewahren, wie sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem das Unternehmen Parteistellung hat, von Bedeutung sind. Weitere steuer-, registrierkassen-, verjährungs- oder spezialgesetzliche Fristen können ebenfalls gelten. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Rechtsgrundlage besteht. Sicherungskopien werden im Rahmen geregelter Löschzyklen überschrieben.

15. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, Authentifizierung, Protokollierung, Datensicherung und regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen. Ein absoluter Schutz kann bei elektronischer Datenübertragung nicht garantiert werden.

16. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
  • Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
  • Löschung (Art. 17 DSGVO);
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO); und
  • Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an office@berrinex.com. Zur Vermeidung unbefugter Offenlegung können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen. Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite verfügbar. Über wesentliche Änderungen, die bestehende Konten betreffen, informieren wir in geeigneter Form.